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Requisitos de la factura para que el IVA sea deducible
La factura defectuosa se puede rectificar. Hasta cierto punto, y con matices que conviene conocer antes de que llegue el requerimiento, no después.
El contenido obligatorio
| Elemento | Comentario |
|---|---|
| Número y, en su caso, serie | Correlativo dentro de cada serie |
| Fecha de expedición | Y fecha de la operación si es distinta |
| Nombre y apellidos o denominación social | De emisor y destinatario |
| NIF del emisor | Y del destinatario en los supuestos que lo exigen |
| Domicilio de ambas partes | Completo |
| Descripción de la operación | Suficiente para identificar qué se ha entregado o prestado |
| Base imponible | Con desglose por tipo si hay varios |
| Tipo impositivo | Y cuota repercutida por separado |
| Menciones especiales | Exención con su fundamento, inversión del sujeto pasivo, regímenes especiales |
La descripción genérica. «Servicios profesionales», «trabajos realizados» o «asesoramiento» no permiten identificar la operación, y es el punto por el que se cuestionan más deducciones de servicios.
La factura simplificada
Puede expedirse en los supuestos previstos y por debajo de determinados importes, pero por sí sola no permite deducir: para ello debe incluir los datos adicionales que la norma exige, señaladamente el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota repercutida consignada separadamente.
Es un problema muy habitual en gastos de viaje, combustible, restauración y suministros. La solución es sencilla y sistemática: pedir factura completa en el momento, porque después es mucho más laborioso.
La rectificación
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Quién la hace
El emisor de la factura. El destinatario no puede rectificar un documento ajeno: solo puede solicitarlo.
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Cómo
Mediante factura rectificativa que identifique la factura rectificada y la causa de la rectificación, con serie específica.
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Cuándo
La normativa establece plazos para la expedición de la rectificativa según la causa. Conviene actuar sin demora y no esperar a que el expediente avance.
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Con qué efecto
La subsanación de un defecto formal permite sostener la deducción, especialmente a la luz de la doctrina del TJUE sobre la prevalencia de los requisitos materiales.
Qué es subsanable y qué no
| Defecto | Subsanable |
|---|---|
| Falta del NIF del destinatario | Sí, mediante rectificativa |
| Domicilio incompleto | Sí |
| Descripción genérica | Sí, con rectificativa y documentación complementaria |
| Falta de desglose de la cuota | Sí |
| Ausencia de la mención de exención o de ISP | Sí |
| Factura simplificada sin los datos para deducir | Sí, solicitando factura completa |
| Ausencia total de factura | No: no hay documento que rectificar |
| Factura que documenta una operación inexistente | No, y además hay riesgo sancionador |
La doctrina del TJUE
El Tribunal de Justicia de la Unión Europea ha establecido reiteradamente que el principio fundamental de neutralidad exige conceder la deducción del IVA soportado si se cumplen los requisitos materiales, aun cuando el sujeto pasivo haya omitido determinados requisitos formales, siempre que la Administración disponga de los datos necesarios para comprobarlos.
Es el argumento central de cualquier defensa frente a una minoración basada exclusivamente en defectos de la factura, y conviene acompañarlo de la prueba material de la operación: contrato, pago y ejecución.
Requisitos de la factura
¿Puedo deducir con un tique de gasolinera?
Solo si contiene los datos que la norma exige para que una factura simplificada permita deducir: NIF y domicilio del destinatario y cuota repercutida consignada por separado. La mayoría de los tiques no los llevan. La solución práctica es pedir factura completa en el momento del repostaje, que casi todas las estaciones emiten sin problema si se solicita.
Mi proveedor no quiere rectificar la factura. ¿Qué hago?
Reclamárselo por escrito, lo que deja constancia de su diligencia. Y en paralelo reforzar la prueba material de la operación: contrato, pedido, correspondencia, justificante de pago y prueba de la entrega o del servicio. Con esa documentación, el argumento de la prevalencia de los requisitos materiales tiene bastante recorrido, aunque la factura conserve el defecto.
La factura tiene fecha de un ejercicio anterior. ¿Puedo deducirla ahora?
Sí, dentro del plazo de cuatro años desde el nacimiento del derecho a deducir, siempre que se anote correctamente en el libro registro del periodo en que se ejercite la deducción. Lo que conviene es que la anotación y la deducción sean coherentes entre sí, porque un desfase sin explicación genera descuadre entre el modelo y los libros.
¿Vale una factura en inglés o en otro idioma?
La normativa permite expedir facturas en cualquier lengua, si bien la Administración puede exigir traducción cuando sea necesaria para la comprobación. En operaciones internacionales relevantes conviene tener preparada una traducción de los documentos esenciales, para no perder tiempo cuando llegue el requerimiento.
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