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Retenciones e ingresos a cuenta: recuperar lo retenido de más
Las retenciones son el contraste más automático de toda la declaración: la Administración ya sabe lo que sus pagadores han declarado. Un descuadre bloquea la devolución entera, aunque sea de cien euros.
Qué se retiene a una sociedad
| Concepto | Declarado por el pagador en |
|---|---|
| Rendimientos del capital mobiliario: intereses y dividendos | Modelo 193 |
| Arrendamiento de inmuebles urbanos | Modelo 180 |
| Rendimientos de actividades profesionales percibidos por la entidad | Modelo 190 |
| Premios y determinadas ganancias | Modelos correspondientes |
| Rendimientos de instituciones de inversión colectiva | Modelo 187 |
| Ingresos a cuenta en retribuciones en especie | Modelos correspondientes |
Lo que usted deduce contra lo que sus pagadores han declarado. Si no cuadra, la devolución completa se detiene hasta que se aclare la diferencia.
Por qué aparecen descuadres
- El pagador declaró un importe distinto del que efectivamente retuvo, por error en su modelo informativo.
- El pagador imputó la retención a otro ejercicio, por criterio de caja frente a devengo.
- El pagador no presentó el modelo informativo o lo presentó fuera de plazo.
- El pagador retuvo pero no ingresó la retención.
- La sociedad dedujo la retención en el ejercicio de cobro y el pagador la imputó al de devengo, o al revés.
- Error de transcripción en el NIF del perceptor.
Obsérvese que en cinco de los seis casos el error es del pagador, no suyo. Pero el requerimiento le llega a usted, y es usted quien debe acreditar que la retención se practicó.
El caso del retenedor que no ingresó
Es la situación jurídicamente más interesante y la que más inquieta a los contribuyentes. La regla es clara: el perceptor deduce la retención que efectivamente se le practicó, aunque el retenedor no la haya ingresado. El incumplimiento del retenedor no puede perjudicar a quien soportó la retención, porque este ya vio minorado su cobro.
Lo que sí debe poder acreditar es que la retención se practicó realmente. Y ahí es donde se pierde el argumento cuando falta documentación.
Cómo se acredita una retención
Sociedad que dedujo 4.200 euros retenidos por un cliente que no presentó el modelo 190.
| Factura emitida con el desglose de la retención | Prueba principal |
| Justificante bancario del cobro por el importe neto | Prueba principal |
| Certificado de retenciones del pagador | Prueba directa, si se obtiene |
| Contrato o pedido que documente la relación | Contexto |
| Con factura y justificante bancario del neto, la deducción se defiende | — |
La combinación de factura con desglose y cobro por el importe neto es prácticamente concluyente: demuestra que la diferencia se quedó en poder del pagador.
Qué hacer en junio
-
Solicitar los certificados a todos los pagadores
Es una obligación de ellos y conviene reclamarlos con tiempo. Los que no llegan son precisamente los que después generan el descuadre.
-
Cuadrar los certificados con la contabilidad
Y con los cobros efectivamente recibidos. Las diferencias aparecen aquí, no en julio.
-
Localizar los justificantes bancarios
De los cobros con retención relevante. Son la prueba que sostiene la deducción si el pagador falla.
-
Revisar el criterio de imputación
Que la retención se deduzca en el mismo ejercicio en que se imputa el ingreso correspondiente.
Retenciones e ingresos a cuenta
Mi cliente no me da el certificado de retenciones. ¿Qué hago?
El retenedor está obligado a expedirlo, de modo que lo primero es reclamarlo por escrito, lo que además deja constancia de su diligencia. Si no lo obtiene, la deducción se defiende con la factura que recoge el desglose de la retención y con el justificante bancario del cobro por el importe neto. Esa combinación acredita que la retención se practicó, que es lo que la norma exige.
La retención figura en un ejercicio distinto al de mi ingreso. ¿Cómo se resuelve?
El criterio general es que la retención se deduce en el mismo periodo en que se imputa el ingreso del que deriva. Cuando el pagador la ha declarado en otro ejercicio por aplicar un criterio distinto, hay que explicarlo en la contestación al requerimiento aportando la factura, el devengo y el cobro. Es un descuadre habitual entre empresas con criterio de devengo y pagadores que informan por caja.
¿Puedo deducir una retención de la que no tengo ninguna prueba?
No es aconsejable. Sin prueba de que la retención se practicó, la deducción se minorará y además puede abrirse expediente sancionador. Si la retención existió pero la documentación se ha perdido, hay que reconstruirla: extractos bancarios, correspondencia con el pagador, contabilidad del cliente si colabora. Lo que no funciona es deducir y esperar que no pregunten, porque el contraste es automático.
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